İyi Bir Takip Süreci Nasıl Tasarlanır?
Alanları, sorumlulukları ve durumları gereksiz karmaşa yaratmadan tasarlamak için uygulanabilir bir yöntem.
İyi bir süreç, mümkün olan her bilgiyi isteyen süreç değildir. Doğru kişiden, doğru anda, karar vermek için gerekli bilgiyi alan süreçtir. Kurulum sırasında en sık yapılan hata gerçek işleyişi anlamadan uzun bir form hazırlamak ve her alanı zorunlu hale getirmektir.
Önce sonucu tanımlayın
Sürecin sonunda hangi soruya cevap vermek istediğinizi tek cümleyle yazın. “Saha ekibi ne yaptı?” yerine “Planlanan ziyaretlerin hangileri tamamlandı, hangileri takip bekliyor?” gibi ölçülebilir bir sonuç seçin. Alanlar bu sonuca hizmet etmiyorsa formda yer almamalıdır.
Alanları üç gruba ayırın
- Kimlik alanları: kayıt, müşteri, lokasyon veya iş numarası.
- İşlem alanları: miktar, durum, tarih, sonuç veya açıklama.
- Kontrol alanları: sorumlu, onay durumu, takip tarihi ve kanıt.
Metin girilecek her yerde serbest alan kullanmak raporlamayı zorlaştırır. Durum, lokasyon veya sonuç gibi karşılaştırılacak değerlerde seçenek listeleri kullanın. Açıklama alanını ise istisnaları anlatmak için saklayın.
Zorunlu alan sayısını sınırlayın
Bir alan yalnızca eksik olduğunda kayıt kullanılamaz hale geliyorsa zorunlu olmalıdır. “Belki sonra lazım olur” düşüncesi, ekibin formu geç veya özensiz doldurmasına neden olur. İlk sürümde az alanla başlayıp gerçek kullanım verisine göre genişletmek daha sağlıklıdır.
Süreci kullanacak kişiyle birlikte değerlendirin
Süreci tasarlayan yönetici ile formu dolduran çalışan farklı ihtiyaçlara sahiptir. İlk hafta birkaç gerçek kayıt üzerinden hangi alanların anlaşılmadığını, hangi seçeneklerin eksik kaldığını ve kaydın ne kadar sürdüğünü gözlemleyin. İyi süreç, dokümana bakmadan tamamlanabilen süreçtir.
Pockentry alanları, veri türlerini, hesaplamaları ve onay kurallarını süreç bazında düzenlemenizi sağlar. Süreç oluşturma yardımcısı ilk taslağı hızlandırabilir; ancak en iyi sonuç gerçek ekip kullanımına göre yapılan sadeleştirmeden gelir.